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Audit di Sge: come produrre la documentazione

La fase di raccolta e messa a sistema della documentazione e' fondamentale nel lavoro di pianificazione di un Sistema di gestione dell'energia

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Gli elementi chiave dell’EnMS dovrebbero essere raccolti sotto forma di documenti (sia nella tradizionale forma cartacea sia in forma elettronica) e registrati garantendo, attraverso apposite regole, i processi di distribuzione, aggiornamento e rintracciabilità. L’impresa è libera di sviluppare tutti i documenti che ritiene necessari a dimostrare in modo efficace le performance energetiche e a supportare l’EnMS, mentre ciò che deve obbligatoriamente documentare sono solo quegli elementi per i quali viene dalla norma esplicitamente richiesta una procedura documentata o un altro documento, vale a dire:
• finalità e raggio d’azione entro il quale opererà l’EnMS;
• politica, obiettivi, traguardi energetici e piano d’azione;
• ulteriori documenti richiesti, in fase di implementazione.
L’impresa ha ovviamente la facoltà di predisporre ulteriori documenti ritenuti da essa necessari per raggiungere gli obiettivi definiti nella politica come, ad esempio:
• informazioni più approfondite inerenti attività particolarmente impattanti dal punto di vista energetico;
• descrizione delle modalità di svolgimento di lavorazioni o processi aziendali;
• documentazione di natura tecnica;
• norme interne ed esterne;
• risultati di eventuali diagnosi energetiche.
La fase di raccolta e messa a sistema della documentazione può essere un processo più o meno impegnativo, e ciò dipende generalmente da diversi fattori. Le questioni da approfondire sono, ad esempio:
• il processo “A” deve essere documentato in maniera particolarmente approfondita? Un’analisi non particolarmente approfondita quali conseguenze potrebbe portare rispetto alle prestazioni energetiche del processo?
• la documentazione in questione deve essere semplicemente raccolta e messa a sistema (in quanto già esistente e utilizzata) oppure deve essere prodotta da zero?
• le normative di riferimento parlano della necessità di produrre uno specifico documento?
• è necessaria una qualsiasi forma di documentazione per garantire che l’attività venga rintracciata?
• la documentazione porta con sé dei vantaggi (ad esempio facilita le attività di formazione e documentazione)?
Una volta raccolta o predisposta l’intera documentazione, è necessario che questa venga regolarmente monitorata, assicurandone la rintracciabilità e prevenendo il rischio di utilizzare documenti obsoleti. Infatti spesso, per motivi legali, alcuni documenti, anche se obsoleti, devono essere conservati nel tempo. Per evitare di confondere le versioni meno recenti con quelle più recenti degli stessi documenti si provvederà a una archiviazione chiara ed efficace, in grado da un lato di garantire l’incolumità dei documenti, dall’altro di ovviare al rischio di riferirsi a documenti non più validi.
Un altro capitolo significativo relativo alla documentazione riguarda i documenti di registrazione che risultano di grande importanza sia internamente sia esternamente:
• internamente per poter rintracciare in qualsiasi momento le informazioni necessarie per valutare l’andamento delle prestazioni e l’efficacia del sistema di gestione dell’energia per raggiungere gli obiettivi di miglioramento;
• esternamente per poter dimostrare a altri soggetti (parte terza di certificazione, clienti, fornitori, autorità di controllo ecc.) la conformità ai requisiti della norma di riferimento.
Tra le registrazioni possono essere considerati documenti come:
• informazioni sulle principali leggi e riferimenti;
• registri della formazione;
• comunicazioni a gruppi di interesse, ad esempio comunicati stampa, campagne di sensibilizzazione, presentazioni, siti web ecc.;
• principali indici di consumi energetici e performance energetiche;
• informazioni sull’installazione, revisione, manutenzione e taratura di apparecchiature di misura e di dispositivi;
• comunicazione della politica energetica ai fornitori e ad altri appaltatori;
• limiti temporali entro i quali svolgere il monitoraggio e la manutenzione di impianti;
• acquisto di beni e attrezzature ad alta efficienza energetica;
• risultati di audit e riesami della gestione.
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L’autore


Giancarlo Paganin

Ingegnere, professore associato di tecnologia dell’architettura presso il Dipartimento ABC “Architecture, Built environment and Construction engineering” del Politecnico di Milano, dove svolge attività di didattica e ricerca occupandosi dei temi relativi a: qualità del progetto; qualità e innovazione del prodotto e del processo edilizio; sicurezza nell’uso degli ambienti costruiti e sicurezza dei lavoratori; gestione e manutenzione dei patrimoni immobiliari; efficienza energetica in edilizia. Dal 2003 è chairman del Gruppo di Lavoro del CEN “Comitato Europeo di Normazione” TC 319/WG7 “maintenance of buildings”. Dal 1994 svolge attività nell’ambito dei sistemi di gestione e di ispezione su progetti e cantieri.

L’autore


Fabiana Olivieri

Ingegnere, laureata con lode in “Gestione del costruito” presso il Politecnico di Milano. Si è precedentemente occupata di sistemi di gestione dell’energia, di gestione della sostenibilità degli eventi, di implementazione di un sistema di gestione integrato nell’ambito di una organizzazione internazionale operante nella gestione di patrimoni immobiliari. Attualmente è impiegata nel settore Real Estate in ambito di consulenza strategica e di fattibilità d’investimento, valutazione economico/finanziaria di progetto nonché di analisi di highest and best use in ottica di valorizzazione di asset e portafogli immobiliari.

Riferimenti Editoriali


ISO 50001 – Strumenti gestionali per il miglioramento delle prestazioni energetiche del costruito

Il testo si colloca nell’ambito degli studi su un tema di grande attualità quale quello del miglioramento delle prestazioni energetiche degli edifici esistenti; la chiave di lettura è quella di un approccio che persegua il miglioramento dell’efficienza a partire da una visione sistemica della gestione energetica del patrimonio costruito. La visione proposta è quella descritta dai sistemi di gestione dell’energia che sono stati, negli ultimi anni, oggetto di grande interesse e attenzione da parte di organizzazioni che hanno voluto perseguire riduzioni significative dei propri consumi energetici e delle corrispondenti emissioni in atmosfera; tale attenzione ha portato recentemente allo sviluppo di uno standard internazionale – la norma ISO 50001 – che fissa i requisiti e descrive le caratteristiche principali dei sistemi di gestione dell’energia.

Il libro si articola in due sezioni: una introduttiva propone alcune chiavi di lettura del quadro di riferimento attualmente delineato per i processi di miglioramento delle prestazioni energetiche di processi e edifici; una di approfondimento che propone uno strumento metodologico e operativo, utilizzabile da organizzazioni di diversa natura, dal manifatturiero alla gestione dei patrimoni immobiliari, per valutare il proprio posizionamento rispetto alla conformità con i requisiti della norma UNI EN ISO 50001:2001 assunta come riferimento rappresentativo dei diversi modelli di sistemi di gestione dell’energia.

Autore:   •   Editore: Wolters Kluwer Italia   •   Anno:

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