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Come progettare la reception di un ufficio

Lo spazio dedicato alla reception di un edificio per uffici, gli elementi da considerare per il progetto

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Insieme agli spazi di lavoro propriamente detti, allestiti intorno alle postazioni di lavoro, un ufficio richiede anche una serie di altri spazi. Consideriamo per assodati locali tecnici, servizi ed eventuali spazi di deposito. Ma nel progetto di un edificio per uffici sicuramente ci dovrà essere un ingresso, che possa servire anche ad accogliere eventuali ospiti, e la reception.

Quali caratteristiche, quindi, dovremo considerare nel progetto dell’ingresso e dello spazio per la reception di un edificio per uffici? Come progettare questi spazi? Vediamolo più nel dettaglio.
L’elemento di arredo principale da prevedere nella zona reception è il bancone che serve generalmente per il centralino telefonico, il computer, eventualmente i video dell’impianto a circuito chiuso, la conservazione dei pacchi in arrivo o in partenza e di altri materiali in giacenza. Dietro il bancone il personale di portineria è seduto, e davanti chi si avvicina è in piedi: l’altezza del bancone deve perciò essere tale da consentire il contatto visivo diretto, ma nello stesso tempo deve poter restare protetta alla vista del pubblico la postazione di lavoro.
La posizione in cui collocare il bancone deve permettere al personale di portineria di vedere l’ingresso/uscita ma anche il bancone deve poter essere subito individuato dal pubblico che entra.

Può essere utile prevedere anche un’area di attesa dedicata soprattutto ai visitatori esterni che aspettano di essere ricevuti in qualche ufficio. Potremo progettare a questo scopo una zona vicino alla reception ma non sul passaggio per evitare che sia d’intralcio al flusso di persone in movimento, meglio ancora se riusciamo a ricavare uno spazio un po’ raccolto, separato in parte con elementi d’arredo come pannelli amovibili o fioriere ad esempio. Per l’allestimento si può pensare a poltroncine o sedute comode e a una buona illuminazione che renda lo spazio accogliente.
Una buona cura estetica dello spazio di ingresso nel suo complesso è un’ottima presentazione per l’ufficio che qui dà la prima immagine di sé. Anche le porte e il sistema di accesso contribuiscono a connotare uno spazio come più o meno accogliente e “aperto”. Si dovrà scegliere naturalmente in base a una serie di esigenze, ma le possibili soluzioni sono davvero tante: porte vetrate o no, con apertura a spinta o scorrevoli automatiche, ad anta doppia o singola, girevoli o con sbarramenti, serrature, tornelli, porte doppie… Nella scelta concorrono aspetti di carattere pratico e di immagine da contemperare con attenzione. Sulla porta, o comunque nell’ingresso, dovremo prevedere anche lo spazio per il logo dell’ufficio come presentazione.

L’accesso all’ufficio può avvenire direttamente dal piano strada ma anche dall’interno di un edificio, l’ufficio può svilupparsi su un solo piano ma anche su più livelli. Può quindi essere presente all’interno dell’ufficio un sistema di scale e ascensori. In questo caso dovrebbero essere situati in una posizione facilmente raggiungibile dall’ingresso e visibile, inoltre non si dovrà sottostimare lo spazio necessario per il movimento dei flussi di persone prevedendo un sufficiente spazio per l’attesa di fronte alle porte degli ascensori.
Ingresso doppi e separati per merci e persone possono essere utili in caso di uffici di grandi dimensioni o quando siano previsti flussi importanti o ingombri significativi.

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