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Conservazione sostitutiva della fattura elettronica nella pubblica amministrazione

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L’obbligatorietà della fatturazione elettronica nei rapporti con le amministrazioni statali e gli enti pubblici nazionali implica l’obbligo di procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture emesse in formato elettronico. Nei casi in cui il cedente/prestatore intenda adottare la conservazione elettronica delle sole fatture elettroniche obbligatoriamente emesse in base alla nuova norma, è consentita la conservazione, con le modalità tradizionali, delle fatture consegnate/spedite in formato analogico; a tal fine, è necessario che le stesse siano (cm n. 36/2006 e RM n. 161/2007 e n. 267/2007):

  annotate in un apposito registro sezionale;

  numerate progressivamente con una distinta serie numerica, in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta.

L’alternativa tra l’istituzione di appositi registri sezionali o la creazione di blocchi sezionali distinti di un unico registro è rimessa alla scelta del contribuente, purché le fatture siano annotate e numerate progressivamente, con distinta serie numerica (alfabetica o alfanumerica), in ordine cronologico e senza soluzioni di continuità per periodo d’imposta.

La procedura di conservazione termina con l’apposizione, da parte del responsabile della conservazione della firma elettronica “qualificata” e della marca temporale sull’insieme dei documenti “ovvero su un’evidenza informatica contenente l’impronta o le impronte dei documenti o di insieme di essi” (art. 3, comma 2, del DM 23 gennaio 2004) garantendo in tal modo l’integrità del documento conservato.

NB: La RM n. 158/E del 15 giugno 2009 ha escluso la possibilità di far coincidere il riferimento temporale con la data della fattura muovendo dal presupposto che ogni documento informatico rilevante ai fini delle disposizioni tributarie, e non solo la fattura elettronica, deve presentare il riferimento temporale, che attesta la data di formazione del documento, la quale non necessariamente coincide con la data indicata sulla fattura.

NB: il responsabile della conservazione di norma si identifica con il contribuente, salva la facoltà di quest’ultimo di designare un terzo; nel caso di soggetti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio o un amministratore) sia un terzo esterno alla società, all’associazione o all’ente.

L’autore


Carmen Chierchia

Avvocato in Milano, svolge attualmente la sua attività professionale nel Dipartimento di Diritto Amministrativo in uno studio internazionale. Ha approfondito tematiche relative allo sviluppo immobiliare, alla pianificazione urbana e commerciale, alla tutela dell’ambiente nonché allo sviluppo di energie rinnovabili. Ha curato l’organizzazione del Volume “Edilizia – Urbanistica – Governo del Territorio”, del “Codice dei Contratti Pubblici” e del “Codice dell’Ambiente” per UTET Scienze Tecniche oltre a redigere alcune delle voci contenute nella versione on line del Codice. Ha inoltre collaborato allo sviluppo di “TeknoSolution. Strumenti integrati per le professioni tecniche”.

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Autore:   •   Editore: Wolters Kluwer Italia   •   Anno:

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