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Fattura elettronica nella pa: piu’ tempo per la conservazione sostitutiva

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Il decreto ministeriale del 17 giugno 2014 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014, entrato in vigore dal 27 giugno 2014, ha sostituito il dm 23 gennaio 2004, che resta applicabile in relazione ai documenti già conservati alla data del 27 giugno 2014.

Secondo quanto stabilito dall’art. 3 del decreto, il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione ed è effettuato entro il termine di cui all’art. 7, comma 4-ter, del dl n. 357/94, ossia entro tre mesi dalla scadenza del termine per la presentazione delle dichiarazioni annuali.

NB: nella precedente disposizione normativa, la frequenza dell’esecuzione del processo era quindicinale per le fatture.

Il responsabile della conservazione

Il responsabile della conservazione di norma si identifica con il contribuente, salva la facoltà di quest’ultimo di designare un terzo; nel caso di soggetti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio o un amministratore) sia un terzo esterno alla società, all’associazione o all’ente.

Il responsabile della conservazione ha il compito di:

  • attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione;
  • gestire il sistema nel suo complesso e garantire l’accesso alle informazioni;
  • verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati;
  • predisporre le misure di sicurezza del sistema, al fine di garantire la sua continua integrità;
  • richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è previsto il suo intervento;
  • definire e documentare le procedure da rispettare per l’apposizione della marca temporale;
  • verificare, con periodicità non superiore ai cinque anni, che i documenti conservati siano leggibili provvedendo al riversamento diretto o sostitutivo (si precisa che il responsabile è tenuto a garantire l’integrità dei supporti utilizzati per la conservazione adottando tutti gli opportuni accorgimenti al fine di assicurare la leggibilità degli stessi.

NB: con il Decreto ministeriale del 17 giugno 2014 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014, entrato in vigore dal 27 giugno 2014, è stato soppresso l’obbligo di comunicazione alle agenzie fiscali dell’impronta dell’archivio informatico, con relativa sottoscrizione elettronica e marca temporale.

NB: alla luce del nuovo disposto normativo, il contribuente che effettua la conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari dovrà darne comunicazione nella dichiarazione dei redditi relativa al corrispondente periodo di imposta.

L’autore


Carmen Chierchia

Avvocato in Milano, svolge attualmente la sua attività professionale nel Dipartimento di Diritto Amministrativo in uno studio internazionale. Ha approfondito tematiche relative allo sviluppo immobiliare, alla pianificazione urbana e commerciale, alla tutela dell’ambiente nonché allo sviluppo di energie rinnovabili. Ha curato l’organizzazione del Volume “Edilizia – Urbanistica – Governo del Territorio”, del “Codice dei Contratti Pubblici” e del “Codice dell’Ambiente” per UTET Scienze Tecniche oltre a redigere alcune delle voci contenute nella versione on line del Codice. Ha inoltre collaborato allo sviluppo di “TeknoSolution. Strumenti integrati per le professioni tecniche”.

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Autore:   •   Editore: Wolters Kluwer Italia   •   Anno:

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