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Rimborsi spesa del professionista: il trattamento fiscale

Una serie di utili tabelle per comprendere il trattamento fiscale in merito ai rimborsi spese del professionista

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Pubblichiamo una serie di tabelle necessarie a capire come orientarsi con i rimborsi spese del professionista a livello fiscale.

Tipologia di rimborsi Trattamento ai fini IVA e ritenuta d’acconto Adempimenti
Spese per anticipazioni effettuate in nome e per conto del cliente, purché debitamente e analiticamente documentate (si deve far riferimento ad un mandato con rappresentanza tra il cliente ed il professionista ex art. 1804 c.c.) – Pagamenti anticipati di documenti di spesa intestati direttamente al cliente;
– acquisto di marche da bollo, diritti di cancelleria, diritti camerali, diritti di segreteria, ecc., in nome e per conto del cliente;
– pagamenti di imposte, tasse di concessioni governative, ecc., in nome e per conto del cliente.
In tali fattispecie il documento di spesa andrà intestato direttamente al cliente. Il professionista che addebita la spese al cliente, operativamente, dovrà procedere nel modo seguente:
– registrazione della spesa quale anticipazione, senza procedere al recupero dell’IVA;
– emissione di una nota spese al cliente separata ovvero direttamente in fattura, indicando l’esclusione da IVA ai sensi dell’art. 15, primo comma, n. 3, del D.P.R. n. 633/1972);
– nel caso in cui il professionista sia in contabilità ordinaria, dovrà procedere alla registrazione delle movimentazioni finanziarie (anticipi rimborsi) all’interno del registro cronologico; nel caso in cui, invece, sia in contabilità semplificata, dovrà procedere alla registrazione della nota spese fuori campo IVA ai sensi del citato art. 15 del D.P.R. n. 633/1972.
I rimborsi spese anticipati in nome e per conto del cliente sono esclusi da IVA; inoltre, non sono soggetti a ritenuta d’acconto, così come non concorrono a formare né il volume d’affari né il reddito professionale
Spese sostenute per lo svolgimento della propria attività (cd. “rimborsi a piè di lista”, come ad esempio le spese di viaggio, vitto e alloggio, sostenute fuori dal Comune di domicilio fiscale) o spese non analiticamente documentate quindi a “forfait” (ad esempio le diarie, le indennità di trasferta, i rimborsi chilometrici ovvero le spese generali di studio). In questo caso i documenti non sono intestati direttamente al cliente, bensì al professionista In tali casi il professionista dovrà procedere a:
– registrare la spesa tra gli acquisti e recuperare l’IVA;
– emettere fattura (la spesa forma la base imponibile sia i fini IVA che ai fini previdenziali) assoggettando l’operazione ad IVA (nella misura ordinaria del 22%);
– registrare la fattura di vendita (con IVA e contributo previdenziale).
Tali rimborsi spese, che risultano assimilati ai compensi professionali, vanno assoggettati sia ad IVA (con aliquota ordinaria del 22%) nonché (se dovuta) a ritenuta d’acconto IRPEF (nella misura del 20%). Conseguentemente, concorrono alla formazione sia del volume d’affari che del reddito professionale

Trattamento fiscale dei rimborsi delle spese da parte dei professionisti

Natura delle spese rimborsate Ritenuta d’acconto 20% Imponibilità ai fini IVA Imponibilità ai fini previdenziali (INPS o altra cassa di previdenza)
Rimborsi forfetari (indennità di trasferta, indennità di viaggio e rimborsi chilometrici non documentati) Si Si, al 22% Si
Vitto e alloggio documentati, comprese le relative spese di viaggio e soggiorno, sostenute fuori dal Comune di domicilio fiscale Si Si, al 22% Si
Anticipazioni documentate in nome per conto del cliente No, purchè debitamente documentate, e con relative fatture di acquisto intestate direttamente al cliente (1) No, purchè debitamente documentate, e con relative fatture di acquisto intestate direttamente al cliente (1) No

(1) Nel caso in cui i documenti di spesa contengano l’indicazione sia del cliente sia del professionista che utilizza le prestazioni di trasporto, vitto e alloggio nell’interesse del cliente, i costi di viaggio sono assoggettabili a ritenuta alla fonte (Comm. trib. centr., sent. n. 785/1994).

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