Cartella sanitaria e di rischio: caratteristiche e cartella informatizzata | Ingegneri.info

Cartella sanitaria e di rischio: caratteristiche e cartella informatizzata

La cartella sanitaria e di rischio riporta gli esiti delle visite mediche di ciascun lavoratore. Un focus più un approfondimento sulla cartella informatizzata

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Tutti i dati relativi alle visite mediche preventive e periodiche devono essere riportati su una cartella sanitaria e di rischio.
Con l’emanazione del D.Lgs. n. 81/2008, è stato introdotto un modello di Cartella sanitaria e di rischio (D.Lgs. n. 81/2008, art. 41, c. 5) i cui requisiti minimi sono indicati nell’Allegato 3A, come modificato dal D.I. 9 luglio 2012. In caso invece di esposizione alle radiazioni ionizzanti, è obbligatorio l’utilizzo di un documento specifico come previsto dall’allegato XI del D.Lgs. n. 230/1995.
Si ricorda che anche in caso di esposizione contemporanea a rischi da radiazioni ionizzanti e rischi “convenzionali” è possibile l’utilizzo del Documento sanitario personale istituito e aggiornato secondo quanto previsto dall’allegato XI del D.Lgs. n. 230/1995. Particolare attenzione va prestata al fatto che, in questo caso di “doppia esposizione”, la visita (e relativo giudizio d’idoneità) per i rischi convenzionali deve essere eseguita da un medico competente, quella per i lavoratori esposti a radiazioni ionizzanti di categoria A da un medico autorizzato.
Pertanto, qualora queste due caratteristiche professionali non siano contemporaneamente possedute dallo stesso sanitario, sarà necessaria l’esecuzione della visita e l’emissione del relativo giudizio d’idoneità da parte dei due medici, ognuno per le proprie competenze; per tale motivo il nuovo Documento sanitario personale prevede la doppia firma. Comunque, considerando i possibili problemi derivanti dal rispetto delle disposizioni di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, le diverse modalità di istituzione, conservazione e, soprattutto obblighi connessi in caso di risoluzione del rapporto di lavoro, si sconsiglia vivamente l’istituzione, in caso di doppia esposizione, di un unico documento sanitario.

La Cartella sanitaria e di rischio prevista nel D.Lgs. n. 81/2008 ricalca in grande misura quella già utilizzata (dal 1991) per i rischi da radiazioni ionizzanti; proponiamo pertanto una cartella basata sull’esperienza maturata nell’utilizzo per numerosi anni del citato documento, con gli opportuni adeguamenti alle visite mediche per i rischi convenzionali.
A differenza di altri modelli in cui sia l’anamnesi che l’esame clinico sono suddivisi in molte sottovoci, talora troppo rigide, si è preferito lasciare ampi spazi liberi in modo da non condizionare la professionalità del medico che, sicuramente, saprà gestire in modo ottimale e personalizzato le modalità di trascrizione della visita e delle proprie osservazioni. Inoltre, considerando che una visita di medicina del lavoro deve essere indirizzata, oltre che nei confronti del lavoratore, anche sul rischio specifico, una cartella clinica rigida potrebbe talvolta non essere idonea sottodimensionando gli spazi dedicati a particolari organi critici.
Al fine di garantire l’inalterabilità e la conservazione dei dati trascritti, la cartella sanitaria e di rischio deve essere costituita da fogli legati e numerati; per ogni lavoratore soggetto a sorveglianza medica presso un determinato datore di lavoro, anche se in sedi lavorative diverse, dovrebbe essere istituita una sola cartella. Soltanto dopo completo esaurimento, o per altri comprovati motivi di forza maggiore (deterioramento, smarrimento), la stessa potrà essere sostituita. Ovviamente anche una cartella informatizzata deve essere provvista degli opportuni sistemi di sicurezza per evitare cancellazioni o modifiche.
Nel caso in cui il lavoratore presti la propria opera presso più datori di lavoro, si segnala l’opportunità che i diversi datori di lavoro affidino formalmente l’incarico ad un unico medico (Min. lavoro circ. 20 novembre 1991, n. 151).

Possibile approfondimento:

La cartella “informatizzata”

Si ricorda infine che il c. 1 dell’art. 53 del D.Lgs. n. 81/2008 recita testualmente: “È consentito l’impiego di sistemi di elaborazione automatica dei dati per la memorizzazione di qualunque tipo di documentazione prevista dal presente decreto legislativo”. È quindi possibile istituire una cartella informatizzata, rispettando le caratteristiche previste dal c. 2 dello stesso art. 53; in particolare:
a) l’accesso alle funzioni del sistema sia consentito soltanto al medico competente; devono essere previsti diversi livelli di accesso, sia di sola lettura che di scrittura, limitati comunque al personale sanitario o di supporto al medico. Il primo livello, relativo ai dati anagrafici, cronologici degli accertamenti sanitari e dei giudizi d’idoneità, può essere accessibile, anche in scrittura, al personale di segreteria. Il secondo livello, inerente i dati sanitari, deve essere accessibile al personale paramedico (legato al segreto professionale); l’abilitazione sarà di sola lettura per tutti i dati, mentre sarà possibile la scrittura dei risultati degli accertamenti specialistici e di laboratorio. Il terzo livello di accesso, tipico del medico addetto alla sorveglianza medica, sarà di lettura e scrittura di tutti i dati. È utile prevedere un livello superiore di amministratore del sistema, che sia sempre un medico, che abbia anche la facoltà di attribuire le userid e le password;
b) le operazioni di espressione di ogni giudizio di idoneità (e le eventuali limitazioni) siano univocamente riconducibili al medico che ha effettuato la visita mediante la memorizzazione di un codice identificativo autogenerato; tale “firma elettronica” può essere strettamente ed automaticamente collegata alla userid e relativa password di accesso;
c) le eventuali informazioni di modifica, ivi comprese quelle inerenti alle generalità ed ai dati occupazionali del lavoratore, siano solo aggiuntive a quelle già memorizzate; viene ribadito l’obbligo, previsto per il documento convenzionale, di rendere riconoscibili tutte le correzioni eventualmente effettuate, generando anche in questo caso una “firma elettronica”;
d) sia possibile in qualsiasi momento riprodurre su supporti a stampa, secondo il modello di scheda allegata al decreto, le informazioni sanitarie contenute nei supporti di memoria;
e) la conservazione delle informazioni deve avvenire almeno su due distinti supporti informatici di memoria; si suggerisce l’effettuazione di varie copie di sicurezza, anche mediante l’utilizzo di moderni sistemi non volatili, quali CD ROM;
f) devono essere implementati, e ovviamente utilizzati con notevole frequenza, programmi di protezione e di controllo del sistema da codici virali. Si suggerisce di utilizzare programmi antivirus che effettuino scansioni automatiche e periodiche del sistema;
g) la memorizzazione di tutti i dati deve avvenire in modo criptato e realmente inaccessibile; è sconsigliato, se non addirittura illecito, l’utilizzo di data base facilmente violabili;
h) sia redatta, a cura dell’esercente il sistema, una procedura in cui siano dettagliatamente descritte le operazioni necessarie per la gestione del sistema medesimo; ovviamente in questa procedura non devono essere riportate le password di accesso;
i) la documentazione su supporto informatico, deve essere custodita nel rispetto del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, in materia di protezione dei dati personali;
l) nel caso in cui le attività del datore di lavoro siano articolate su vari sedi geografiche o organizzate in distinti settori funzionali, l’accesso ai dati può avvenire mediante reti di comunicazione elettronica, attraverso la trasmissione della password in modalità criptata e fermo restando quanto previsto sopra, relativamente alla immissione e validazione dei dati da parte delle persone responsabili.

Modalità di compilazione e aggiornamento

La cartella sanitaria e di rischio deve essere compilata con inchiostro od altro materiale indelebile, senza abrasioni; le rettifiche o correzioni, siglate dal medico competente, devono essere eseguite in modo che il testo sostituito sia leggibile; gli spazi bianchi non utilizzati devono essere barrati e siglati dal medico; si tratta in pratica di una modalità di compilazione di tipo notarile cui gli organi di vigilanza prestano particolare attenzione, in quanto rappresenta una garanzia sulla correttezza e, soprattutto, sull’inalterabilità dei dati riportati nel documento.

Leggi anche: Che cosa fa il medico addetto alla sorveglianza medica?

Allegati: Medicina del Lavoro

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